Det, der koster mest ved en kontorflytning, er sjældent selve flytningen. Det er de timer, hvor medarbejderne ikke kan arbejde. En god plan, en tydelig mærkning og en flytning uden for arbejdstid holder nedetiden nede, og det er det, tjeklisten her handler om.
3 til 6 måneder før
- Udpeg en ansvarlig for flytningen internt, som flyttefirmaet og leverandørerne kan tale med.
- Tjek opsigelsesvarsel og krav til aflevering i den nuværende lejekontrakt.
- Lav en indretningsplan for de nye lokaler med placering af skriveborde, mødelokaler og printere.
- Bestil internet og telefoni til den nye adresse i god tid, for etablering kan tage tid.
1 til 2 måneder før
- Indhent tilbud fra flyttefirmaer, og book dato og tidspunkt. Overvej at flytte om aftenen eller i weekenden.
- Lav en IT-plan: hvem kobler fra, hvem kobler til, og hvordan servere, netværksudstyr og skærme pakkes.
- Beslut, hvad der skal med, og hvad der skal sælges, doneres eller kasseres.
- Informer kunder, leverandører og samarbejdspartnere om den nye adresse og datoen.
Ugerne før flytningen
- Giv medarbejderne kasser og mærkater, og lad hver medarbejder pakke og mærke sit eget skrivebord.
- Lav en mærkningsplan med samme nummer eller farve på kasser, møbler og det sted i de nye lokaler, hvor de skal stå.
- Book elevator og parkering til flyttebilen på begge adresser.
- Aftal nøgler, adgangskort og alarm på begge adresser.
- Ret adressen i CVR-registeret på virk.dk, og opdater hjemmeside, Google-profil, fakturaer og mailsignaturer.
På flyttedagen
- Den ansvarlige er på stedet og har overblik over mærkningsplanen.
- Tungt udstyr som pengeskabe, arkivskabe og store printere håndteres af flyttefirmaet med det rette udstyr.
- Kontormøbler som hæve-sænkeborde og reoler afmonteres og monteres igen på den nye adresse.
- Gå de gamle lokaler igennem til sidst, så intet bliver glemt.
Efter flytningen
- Test IT, internet, telefoner og printere, før medarbejderne møder ind.
- Saml de tomme kasser og emballagen, og få det fjernet.
- Aflever de gamle lokaler efter lejekontraktens krav.
Fordel opgaverne: hvem gør hvad?
| Opgave | Hvem |
|---|---|
| Tidsplan, budget og kontakt til flyttefirma | Den flytteansvarlige |
| Pakning og mærkning af eget skrivebord | Hver medarbejder |
| Frakobling og opsætning af IT | IT-ansvarlig eller IT-leverandør |
| Transport, afmontering og montering af møbler og tunge løft | Flyttefirmaet |
| Adresseændring og besked til kunder og leverandører | Administration eller ledelse |
Typiske fejl ved en kontorflytning
- Internettet er ikke klar på den nye adresse, når medarbejderne møder ind.
- Kasserne er ikke mærket, så alt ender i ét stort rum og skal sorteres bagefter.
- Elevator og parkering er ikke booket, så flyttebilen må holde langt væk.
- IT-udstyret pakkes uden en plan for, hvad der skal kobles til først.
- Ingen har ansvaret på selve dagen, så spørgsmålene hober sig op.
Alle fem er lette at undgå med en ansvarlig person, en mærkningsplan og aftaler om adgang og IT i god tid.
Kort fortalt: udpeg en ansvarlig, lav en indretnings- og mærkningsplan, planlæg IT i god tid, ret adressen i CVR, og flyt uden for arbejdstid.
Kontorflytning med Parbst Flyt
Vi flytter kontorer, lagre og butikker på hele Sjælland. Hvis det passer jer bedst, flytter vi om aftenen, om natten eller i weekenden, så medarbejderne kan møde ind på det nye kontor mandag morgen. Vi håndterer IT-udstyr og skærme, afmonterer og monterer kontormøbler og klarer de tunge løft som pengeskabe, kopimaskiner og tungt arkivmateriale.
Prisen er den samme faste timepris som ved andre flytninger: 1.000 kr. i timen ekskl. moms med to flyttemænd og en 20 m³ bil eller 1.300 kr. med en 40 m³ bil, inkl. brændstof og forsikring. Læs mere om kontorflytning og erhvervsflytning, eller ring til Mathias på 52 78 36 86.